“Mijn administratie klopt wel”… tot we zijn boekhouding bekeken

Veel ondernemers denken dat hun administratie goed op orde is. Ze houden hun inkomsten bij in Excel, bewaren hun facturen en doen zelf hun btw-aangifte. Op het eerste gezicht lijkt alles prima geregeld. Tot je er samen eens goed naar gaat kijken.

Laatst sprak ik een ondernemer die vol overtuiging zei:
“Mijn administratie klopt hoor. Alles staat netjes in Excel.”

Hij was inmiddels twee jaar bezig met zijn bedrijf en had het gevoel dat hij alles goed geregeld had. Maar toen we samen zijn administratie bekeken, bleek de werkelijkheid toch anders te zijn.

Excel als administratie

Excel voelt voor veel ondernemers als een logische oplossing. Het is flexibel, je kent het vaak al en je hoeft geen boekhoudprogramma te leren. Deze ondernemer had ook alles in Excel gezet. Een tabblad voor omzet, een tabblad voor kosten en ergens nog een lijstje met facturen. Voor hem voelde dat als een complete administratie.

Maar er ontbrak iets belangrijks: een echte boekhouding.

Een goede boekhouding bevat namelijk onder andere:

• een grootboek

• een balans

• een winst- en verliesrekening

• een overzicht van btw

Dat zijn geen ingewikkelde termen voor boekhouders. Het zijn juist de onderdelen die ervoor zorgen dat je cijfers kloppen. En dat was hier niet het geval.

Btw-aangiftes die niet kloppen

Toen we naar zijn btw-aangiftes keken, viel er meteen iets op. De bedragen uit zijn Excelbestand kwamen niet overeen met de facturen. Sommige omzet stond dubbel in de lijst. Andere omzet ontbrak juist helemaal. En kosten werden soms inclusief btw verwerkt terwijl ze exclusief hadden moeten zijn. Het gevolg was dat zijn btw-aangiftes niet correct waren. Dat kan vervelende gevolgen hebben. De Belastingdienst kan namelijk naheffingen opleggen als de aangiftes niet kloppen. Soms komen daar ook boetes bij. Maar het kan ook andersom: dat je juist teveel btw betaalt. In beide gevallen kost het geld.

Gemiste belastingvoordelen

Toen we verder in zijn cijfers doken, ontdekten we nog iets anders. Hij miste meerdere aftrekposten.

Bijvoorbeeld:

• zakelijke kosten die nooit waren meegenomen

• investeringen die niet als investering waren geboekt

• investeringsaftrek die niet was geclaimd

Voor ondernemers kunnen dit belangrijke belastingvoordelen zijn. Maar als je administratie niet goed is ingericht, zie je die voordelen vaak simpelweg niet. En wat je niet ziet, kun je ook niet benutten.

Ondernemersrisico’s waar hij niet over had nagedacht

Tijdens het gesprek stelde ik hem nog een paar andere vragen.

“Heb je een arbeidsongeschiktheidsverzekering?”

Nee.

“En een aansprakelijkheidsverzekering voor je bedrijf?”

Ook niet.

Dit soort dingen worden vaak vergeten als je een bedrijf start. In het begin ligt de focus op klanten vinden, opdrachten uitvoeren en omzet maken. Maar ondernemen betekent ook dat je risico’s moet afdekken.

Een ongeluk, een fout of ziekte kan enorme financiële gevolgen hebben als je niet goed verzekerd bent.

Het probleem was niet onwil

Het interessante aan dit verhaal is dat deze ondernemer echt zijn best had gedaan. Hij was niet slordig. Hij was niet onverschillig. Hij dacht oprecht dat hij het goed geregeld had.

En dat zie ik vaker.

Veel ondernemers beginnen hun bedrijf met enthousiasme en energie. Ze richten zich op hun product, hun dienst en hun klanten. De administratie komt later wel. Maar later wordt vaak veel later. En dan kost het veel meer tijd, geld en stress om alles weer recht te zetten.

Ondernemen zonder stress begint bij een goede start

Dit soort situaties zijn precies de reden waarom ik mijn boek schreef:

Ondernemen zonder stress – van start tot succes.

Want ondernemen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Maar het vraagt wel om een goede voorbereiding. Als je vanaf het begin een paar belangrijke zaken goed regelt, voorkom je veel problemen later.

Denk bijvoorbeeld aan:

• een goede boekhouding vanaf dag één

• een duidelijke administratie van inkomsten en kosten

• correcte btw-aangiftes

• inzicht in je winst en belasting

• het benutten van aftrekposten

• het afdekken van belangrijke risico’s

Dat zijn geen extra’s. Dat is de basis van gezond ondernemerschap.

De grootste winst: rust

Toen we zijn administratie opnieuw hebben ingericht, kreeg hij eindelijk overzicht.

Hij kon nu precies zien:

• hoeveel winst hij maakte

• hoeveel btw hij moest betalen

• welke kosten aftrekbaar waren

• welke investeringen belastingvoordeel opleverden

Maar misschien nog wel het belangrijkste: hij kreeg rust.

Geen onzekerheid meer over de cijfers.
Geen stress bij elke btw-aangifte.
Geen angst voor een controle van de Belastingdienst.

Gewoon duidelijkheid.

De les voor elke ondernemer

Het verhaal van deze ondernemer is geen uitzondering. Veel ondernemers denken dat hun administratie goed geregeld is, terwijl er onder de oppervlakte fouten zitten. Niet omdat ze dat willen. Maar omdat ze nooit goed zijn voorbereid. En dat is zonde.

Want ondernemen zou moeten gaan over kansen zien, groeien en bouwen aan je bedrijf en niet over stress door administratieve problemen.

Begin goed

Als je één ding uit dit verhaal kunt meenemen, dan is het dit:

Een goede start voorkomt veel problemen later.

Neem dus de tijd om je onderneming goed in te richten. Zorg dat je administratie klopt. Zorg dat je inzicht hebt in je cijfers. Dat scheelt je niet alleen geld. Het scheelt vooral tijd, zorgen en stress.